Ventas
Primera reunión con un cliente: cómo prepararla para que acabe en un siguiente paso.
Parte de la guía sobre seguimiento comercial.
Para mí, una primera reunión con un cliente se tuerce en dos momentos: antes de empezar, cuando llega sin saber para qué viene, y al final, cuando termina en «ya te digo algo».
Lo cuento con lo que hemos cambiado en nuestras propias reuniones este mes, porque nuestro diagnóstico es eso, una primera reunión: media hora para enseñarle a alguien dónde pierde dinero.
En 30 segundos
- El 29 de septiembre pasamos nuestro diagnóstico de 15 a 30 minutos, con huecos de hora en hora, porque las reuniones se alargaban.
- Antes: una ficha con dos cosas reales de su negocio y una confirmación con una sola pregunta.
- En los primeros minutos: la agenda, permiso para ser claro y quién decide.
- Al final: un siguiente paso con fecha. «Ya te digo algo» no cuenta.
Lo que nos enseñó septiembre
Nuestro diagnóstico eran 15 minutos. En la práctica, las reuniones se alargaban. El 29 de septiembre lo cambiamos: la reunión pasó a 30 minutos, y en el calendario dejamos huecos de hora en hora.
Septiembre nos dejó otras dos cosas, que ya están en el guion de nuestras reuniones. Hay gente que no ve para qué sirve la reunión hasta que le enseñas que ya has mirado su negocio. Y cuando deciden varias personas, cuesta que lo entiendan todas.
Una primera reunión bien hecha acaba con fecha. Si acaba en «ya te digo algo», no ha terminado.
Antes de la reunión
1Una ficha de dos minutos
Quién es, qué te respondió cuando pidió la cita, y dos cosas reales de su web o de sus anuncios. Esas dos cosas son las que hacen que, en el minuto uno, note que has mirado su negocio antes de hablar con él.
2Confirmar con una sola pregunta
El día antes, un mensaje con la hora, el enlace y una pregunta: «¿sigues pudiendo mañana a las 10:00?». Si puedes, pídele algo pequeño: que venga con un dato, como cuántas solicitudes le llegaron el mes pasado. Llega sabiendo para qué viene.
Y si a la hora no aparece, llama en ese momento. El 29 de septiembre, una llamada de «te estamos esperando» hizo que una persona se conectara a la videollamada al instante.
Durante la reunión
3Agenda y permiso en el minuto uno
Algo así: «En media hora entiendo cómo te llegan los clientes, te enseño con tus números dónde se escapan y cómo lo veríamos. Si al final tiene sentido, te cuento cómo trabajamos. Si no lo tiene, te lo digo igual». Baja la guardia de los dos.
4Quién decide, en el minuto dos
«¿Esto lo decides tú o hay alguien más que tenga que verlo?». Si hay alguien más, lo sabes a tiempo de dejarle algo para enseñárselo, en vez de descubrirlo en el seguimiento.
5Sus palabras, sus números
Escucha más que hablas, y apunta sus palabras exactas. Con sus números, enséñale dónde se le escapa el dinero. Si corrige un número, lo cambias delante de él. Después, deja que reaccione antes de enseñarle nada más.
Al terminar
6Siguiente paso con fecha
Antes de colgar, el siguiente paso y cuándo: «te mando el plan mañana y lo vemos el jueves a las 12:00». Si te dice «ahora no», pregúntale qué tendría que pasar para que sí. Lo explico en «ahora no es el momento».
Ninguna primera reunión termina sin un siguiente paso con fecha. Y justo después, apunta en tu CRM el resultado, el motivo si no encaja y la objeción que salió, con sus palabras.
Qué hacemos nosotros con esto
Preparamos la ficha de cada reunión antes de que empiece, y usamos una herramienta propia para rellenar el diagnóstico en directo con el cliente y enseñarle su cifra en la misma reunión. Es lo mismo que montamos para nuestros clientes: que quien atiende a un contacto tenga su ficha delante antes de hablar con él, en el CRM que ya usan.
Si quieres verlo con tu propio caso, en media hora lo miramos con tus números delante.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe durar la primera reunión con un cliente?
Lo justo para entender su situación, enseñarle dónde pierde dinero y acordar el siguiente paso. En nuestro caso, el diagnóstico se anunciaba de 15 minutos y las reuniones se alargaban, así que el 29 de septiembre pasamos a 30 y dejamos huecos de hora en hora.
¿Qué preparo antes de una primera reunión comercial?
Una ficha corta: quién es, qué te respondió al pedir la cita y dos cosas reales de su web o de sus anuncios. Y el día antes, una confirmación con la hora, el enlace y una sola pregunta.
¿Qué pregunto al empezar la reunión?
Primero, la agenda y permiso para ser claro. Después, quién decide: si hay alguien más que tiene que verlo, es mejor saberlo en el minuto dos que al final.
¿Cómo termino una primera reunión?
Con un siguiente paso concreto y una fecha. Si la reunión acaba en «ya te digo algo», no ha terminado bien.
¿Tus reuniones acaban con fecha?
Media hora con tus números delante. Salimos con dónde se te escapa el dinero entre el anuncio y el cierre, y el plan por escrito te lo quedas en 24 horas.
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Maikel Echevarría
Fundador de Qualivo. Construye y diagnostica sistemas de captación y ventas para empresas de formación, servicios y B2B.