Ventas
Pipeline de ventas: cómo ver qué oportunidades se están quedando paradas.
Parte de la guía sobre CRM para pymes.
Una oportunidad parada no avisa. No salta ningún error. Un día el cliente deja de contestar y nadie sabe muy bien desde cuándo.
Un pipeline de ventas es la lista de tus oportunidades abiertas, por etapa. Sirve de poco si no dice qué toca hacer en cada una y qué día. El martes 6 de octubre, nuestro agente de Growth repasó los tratos abiertos de Qualivo. Esto es lo que hicimos y lo que recomendamos a cualquier equipo comercial.
En 30 segundos
- El 6 de octubre le pusimos una tarea con fecha a cada uno de nuestros tratos abiertos: siete tareas en total.
- Una oportunidad está parada si no tiene siguiente paso con fecha, si la fecha ya pasó o si lleva semanas en la misma etapa.
- Lo que recomendamos: una fecha en cada siguiente paso, mirar las tareas vencidas cada mañana y separar «más adelante» de «perdido».
- Y una revisión corta cada semana, con el CRM abierto.
Lo que hicimos el 6 de octubre con nuestros tratos abiertos
El 6 de octubre, nuestro agente de Growth repasó todas las oportunidades abiertas de Qualivo y creó una tarea con fecha para cada una. Fueron siete tareas. Cada tarea le dice a una persona qué toca hacer y qué día. Las cadencias de mensajes no se tocaron.
Ese mismo día movimos a «más adelante» a varios contactos que encajan pero que ahora no pueden empezar, en lugar de darlos por perdidos.
Abre cualquier ficha y busca qué toca ahora y qué día. Si no lo pone, esa oportunidad está parada.
Cómo se ve una oportunidad que se está parando
Hay tres señales que se ven en el CRM:
- No tiene siguiente paso. La ficha cuenta la última llamada y la propuesta enviada, todo en pasado. Nadie ha escrito qué toca ahora.
- Tiene fecha, pero ya pasó. «Llamar el jueves» y estamos a martes. Nadie llamó y nadie movió la fecha.
- Lleva semanas en la misma etapa. La propuesta sigue en «enviada» y nadie ha preguntado qué le pareció.
Si nadie lo mira, pasa esto: el comercial lo intuye, pero tiene otras oportunidades que sí le llaman. Dirección se entera cuando alguien prepara el informe. Y el cliente lleva días sin noticias.
Qué hacer
1Una fecha para cada siguiente paso
Cada oportunidad abierta con tres cosas: quién la lleva, qué es lo siguiente y cuándo. Si falta una de las tres, trátala como parada. El 6 de octubre lo hicimos con las nuestras: una tarea con fecha en cada trato abierto.
2Las vencidas, cada mañana
Una vista en el CRM con las tareas cuya fecha ya pasó. Es la primera pantalla del día del comercial, antes que el correo. Con cada una hay dos salidas: hacer hoy lo que tocaba o ponerle una fecha nueva con el motivo.
3Separar «más adelante» de «perdido»
Un cliente que encaja pero ahora no puede empezar sigue siendo una oportunidad. Si se marca como perdida, nadie vuelve a escribirle. Si va a «más adelante» con una fecha y el motivo apuntado, alguien le escribirá cuando llegue ese día.
4Un repaso semanal, con el CRM abierto
Quince minutos a la semana para mirar las oportunidades sin siguiente paso y las que llevan tiempo en la misma etapa. Con el CRM delante, no con una hoja aparte.
Ninguna oportunidad abierta sin responsable, siguiente acción y fecha. Si alguna no lo tiene, es lo primero que se arregla en el repaso de la semana.
Qué hacemos nosotros con esto
Trabajamos encima del CRM que ya usas: cada oportunidad con su siguiente acción y su fecha, una tarea con el siguiente paso ya escrito cuando una lleva demasiado tiempo en la misma etapa, y un panel para que dirección vea qué se está parando sin pedir informes.
Si quieres mirar tu pipeline con alguien de fuera, en media hora lo repasamos juntos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un pipeline de ventas?
La lista de oportunidades abiertas de tu empresa, ordenadas por la etapa en la que está cada una: primer contacto, reunión, propuesta, negociación. Sirve para saber qué ventas pueden llegar y qué hay que hacer para que lleguen.
¿Cómo sé si una oportunidad está parada?
Si no tiene siguiente paso con fecha, si la fecha ya pasó y nadie ha hecho nada, o si lleva semanas en la misma etapa. Cualquiera de las tres es una oportunidad que se está enfriando.
¿Cada cuánto hay que revisar el pipeline?
Las tareas vencidas, cada mañana. El pipeline entero, una vez por semana y con el CRM abierto, mirando primero las oportunidades sin siguiente paso.
¿Cuándo hay que dar una oportunidad por perdida?
Cuando el cliente dice que no o cuando ya no encaja. Si encaja pero ahora no puede empezar, es mejor pasarla a «más adelante» con una fecha para volver a escribirle.
¿Sabes qué oportunidades llevan días sin moverse?
Media hora con tus números delante. Vemos qué oportunidades se están parando y en 24 horas tienes el plan por escrito.
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Maikel Echevarría
Fundador de Qualivo. Construye y diagnostica sistemas de captación y ventas para empresas de formación, servicios y B2B.